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19 5 月, 2025

企業採購系統是什麼?6大流程、5大痛點與選型建議完整解析

企業採購流程怎麼走?6 大步驟一次看懂

企業採購流程不是只是「叫貨 → 付款」那麼簡單。從第一步「需求提出」,到最後「財務結算」,其實每一步都牽動著:

  • 成本控管是否有效
  • 對內是否能快速核決
  • 對外是否能如期交貨、不出錯帳

尤其對中小企業來說,如果採購流程沒有制度化、還仰賴人工與紙本,很容易出現簽核卡關、重複採購、或供應商履約風險。

👉 以下我們拆解出 6 大企業採購流程階段,幫助你全面掌握採購節奏與優化切入點:

採購流程階段 對應任務 常見風險
1️⃣ 需求與預算審核 內部部門發起申請,確認是否有預算配額 預算未對齊、需求臨時變更
2️⃣ 比價、議價與選商 邀請廠商報價、議價條件、選定合作對象 廠商履約能力不明、報價不一致
3️⃣ 建立採購單與內部核決 產出 PO、送主管簽核確認 簽核卡關、表單版本錯誤
4️⃣ 供應商交貨與驗收 根據 PO 驗貨、記錄交貨資訊 無異常記錄、交貨延遲難追責
5️⃣ 請款對帳與付款流程 對應發票與驗收紀錄,確認付款 PO 與發票不符、錯帳誤付
6️⃣ 採購資料留存與評估 整理採購紀錄與供應商表現評分 缺資料,無法優化或淘汰廠商

採購需求確認流程示意圖

企業內部確認採購需求與預算的流程圖,包含需求申請、主管審核與預算控管步驟

採購前的第一道關卡:別急著比價,確認「到底需不需要買」

許多企業在採購流程中最常犯的第一個錯,就是跳過需求與預算的事前盤點,直接進入比價與聯絡廠商階段,結果造成「需求不清楚、預算無依據、後續難核銷」。

這個階段,是整個採購流程中最關鍵的「起點控制」。 搞清楚「要買什麼」比「去哪裡買」更重要。

採購前的4大確認任務

任務項目 對應目的 常見錯誤行為
✅ 明確列出需求品項 避免採購內容不一致 只有口頭說明,無正式需求清單
✅ 使用單位與時間點 協調排程與交貨 未標明時間,導致延遲使用
✅ 確認預算編列與可用額度 是否已有核准預算 無預算卻已下單,導致事後補帳
✅ 是否已表單化作業 建立流程依據與留存記錄 透過 LINE 或口頭申請,難以追溯

 

💡建議使用數位採購表單 或 ERP 請購模組,統一需求提交流程,避免人為遺漏與流程混亂。

為什麼要把預算審核綁進採購流程?

「這筆金額不大,應該不用跑預算流程吧?」但正是這些「小採購」積少成多,成為年終對帳落差的主因。

當預算未事先核准,後續將面臨以下風險:

  • 請款時找不到對應預算 → 財務拒絕付款
  • 用途未說清楚 → 無法列為成本或稅務扣抵
  • 採購部與財務部認知不同 → 過帳延誤、產生對立 

💡我們的建議:

  • 預算與採購表單綁定 → 無預算不得發起採購
  • 表單內自動核對年度預算餘額
  • 可選擇預留、追加、或調整科目並自動通知財務人員

企業進行供應商比價與選擇的流程圖,包含三家比價、評估項目與最終選定步驟

比價、議價與選商|選錯供應商,採購部門會被拖下水

採購部門在處理採購時,最常掉入的誤區是:「選最便宜的就好」。但實際上,價格只是選商的其中一項標準,若忽略供應商的交期穩定性、售後服務、履約能力,往往會導致整體採購流程延遲,甚至影響生產排程與客戶交付。

比價 × 議價 × 選商的三段流程

流程階段 核心重點 企業常見錯誤
1️⃣ 比價 邀請至少三家供應商報價,保留報價依據 報價來源模糊、不具備書面紀錄
2️⃣ 議價 確認付款條件、交貨方式與合約條款 只談價格,忽略交貨期與後續條件
3️⃣ 選商 評估供應商的穩定性、歷史合作紀錄 只憑印象選廠商,無數據依據

企業採購流程中發單、驗收與付款結算的流程圖,展示文件核對與財務對帳環節

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善用企業採購系統工具,讓選商有依據可循

導入企業採購系統後,選商將不再是一場靠記憶與直覺的作業,而是有據可查、有分數可比的「採購管理流程」之一:

採購系統功能 實際幫助
自動產生比價表 將不同供應商報價匯入,系統自動整理成統一格式,快速比較單價、交期與付款條件
設定選商規則與權重 像績效考核一樣為供應商評分:價格佔比30%、交期準時40%、服務品質30%
歷史紀錄查詢 一鍵查看過去採購紀錄、退貨次數與客訴紀錄,避免選到「表現不佳供應商」

💡選商不是單次決策,而是採購管理的長期優化項目。擁有一套可視化、數據化的選商機制,才能讓採購部門真正「管得動供應商」。

展示供應商基本資料、交易紀錄與評比整合的畫面

建立採購單、驗收與付款|財務出帳就會出大包

採購單只有口頭說明,沒人知道數量、單價從哪來?驗收沒記錄,產品破損也只能吞下去?請款發票內容與原始報價不一致,財務不敢付款?其實都是「採購流程」中少了制度與流程管理。沒有制度支撐,靠記憶與人情處理,問題就會一再重複發生。

流程環節 核心任務 常見錯誤
1️⃣ 建立採購單(PO) 明確列出品項、數量、單價與交期 用口頭下單、沒簽核、資訊不全
2️⃣ 驗收與確認 根據 PO 驗收貨品,記錄異常狀況 驗收無人簽名、問題未備註
3️⃣ 請款與對帳 比對 PO、驗收單、發票後確認付款 三單數量/金額不符仍付款,易誤帳

這三個環節,正是大多數企業中最常出錯的採購管理斷點。

只要有一單出錯,就可能導致後續財務出帳錯誤、與供應商產生對立,甚至影響審計稽核。

導入採購系統,讓「三單一致」自動對帳不再是夢

企業導入採購系統後,這三大流程將變得可視化、可追蹤、可控管,大幅減少錯誤與人為爭議。

採購系統模組 功能設計 實際效益
📄 採購單產生模組 自動帶入報價項目、系統化簽核、交期設定提醒 PO 一致、負責人明確、追溯方便
✅ 驗收管理模組 記錄交貨數量、異常狀況、延誤或瑕疵紀錄 發現問題有依據、後續追責有保障
💰 三單自動對帳模組 比對 PO、驗收單與發票,自動標記不一致項目 減少誤付風險、加快付款處理速度

企業採購流程中發單、驗收與付款結算的流程圖,展示文件核對與財務對帳環節

採購流程常見問題有哪些?這5大痛點最容易卡關

在許多小公司採購流程中,我們最常看到的就是:「事情明明不複雜,為什麼就是容易出錯?」原因其實只有一個——流程靠人記、文件靠 Excel、資訊靠運氣。

尤其當採購部門不是專職單位,而是行政、會計兼著做的狀況下,錯帳、斷鏈與選錯廠商幾乎是日常。

小公司採購流程常見5大痛點總整理

痛點問題 發生原因 風險與後果
1️⃣ 單據卡簽核,流程大延誤 實體簽核找不到人、流程無明確節點 採購進度延宕、貨期延誤、主管焦躁
2️⃣ 供應商資料亂、換人就斷鏈 資料分散個人電腦,無供應商管理制度 找不到聯絡人、選商失誤、風險升高
3️⃣ 重複採購、價格不一 部門各自為政,無共享比價紀錄 超支預算、內部衝突、議價失效
4️⃣ 對帳付款出錯 驗收資訊缺、發票與 PO 不一致 錯帳誤付、供應商不信任、財務困擾
5️⃣ 無採購歷史資料 無資料留存、無採購分析工具 決策憑印象、難以優化與預測

企業採購常見五大流程問題:流程卡關、資料分散、進度不明、比價困難、驗收疏漏

採購系統 × 痛點解方配對表

「這家廠商有沒有交過貨啊?」
→ 找不到紀錄,重複請款還不自知…

 

「這份報價怎麼又比上次高了?」
→ 上次報價存在 A 同事電腦裡,早已離職…

 

「主管出差兩週,單卡著不能動」
→ 一張單卡 14 天,還怎麼如期交貨?

💡小公司採購流程常靠人補漏洞,但人會累、會離職,制度與系統才是真正長遠的採購管理解方。

 

採購痛點 採購系統功能 解決方式與效益
簽核卡關 線上簽核流程模組 主管手機也能簽,流程不中斷
資料分散 供應商集中管理庫 換人不斷線、合作紀錄完整透明
比價混亂 自動比價與歷史報價紀錄 快速比對、避免重複採購
對帳錯誤 三單對帳自動比對模組 系統標記不符項目,預防誤付
無資料分析 採購統計儀表板 掌握預算動態、供應商績效與年度採購趨勢

中小企業採購困難在哪?3 大挑戰 × 系統解方一次拆解

在中小企業裡,「採購部門」常常不是正式編制,而是一種「誰有空誰處理」的協作狀態。這樣的彈性雖然能降低人力成本,但卻也埋下流程斷層、資料不透明與決策難以追溯的管理風險。

對比沒有制度化與採用系統管理後的採購流程差異圖示

3 大中小企業採購挑戰 × 對應解法

挑戰問題 發生原因 採購管理解方 採購系統輔助
1️⃣ 一人多工,無法監督流程 採購是兼職任務,角色分工不明 建立申請、簽核、對帳的角色權限 權限控管與操作紀錄模組
2️⃣ 缺乏制度、流程靠個人習慣 無流程表單、資訊憑記憶流轉 推動 SOP 化流程標準,制式表單建置 採購表單模組 + 節點通知系統
3️⃣ 資料無結構化管理 替換人員就資訊中斷,資料散落 將供應商資訊、歷史採購集中保存 採購紀錄庫 + 供應商資料管理

為什麼公司不大「流程」更需要制度?

有些企業主常說:「我們公司小,不需要搞制度吧?」
但事實上,越是人少、流程簡,越不能依賴個人經驗來處理複雜採購環節。

問題 實際後果
員工離職 → 採購聯絡人斷線 客戶交期延遲、無法緊急補料
沒有流程 → 無人負責流程進度 請款遲遲不處理、供應商關係受損
各做各的 → 表單無記錄 難以追溯責任與決策依據

 

💡小公司採購流程再小,也應該擁有「採購管理」的基本制度與流程節點。

採購系統能提供什麼樣的結構支撐?

功能模組 支援方式
權限控管設定 不同角色可設定操作權限(如:僅能申請、可審核、可付款)
操作記錄歷程 每筆採購申請都有時間戳記與操作者紀錄,可供稽核
節點通知提醒 各流程階段設有自動提醒與簽核催辦機制,避免流程停滯

企業採購系統有什麼好處?6 大功能,帶你從流程到數據全面升級!

傳統採購靠人跑流程,為什麼總是出錯?許多企業會說:「我們的採購流程也有簽核、有 Excel、有 email 記錄啊!」但你有發現這些問題嗎?

  • 簽核進度卡關 → 主管出差就整個停擺
  • 發票與 PO 對不起來 → 財務不敢出帳
  • 人員異動 → 報價、聯絡資訊全都斷線
    年終結算 → 全靠人工比對、趕工整月

📌 企業採購系統的目的不是讓流程變複雜,而是解決人治帶來的不可控風險。

🎯 採購系統 6 大關鍵功能 × 實際好處

🟢 1. 流程自動化 × 減少人力浪費

還在用 email、紙本簽核跑流程嗎?

企業採購系統能將「請購 → 簽核 → 驗收 → 對帳 → 付款」一條龍自動串聯:

  • 各節點自動通知,不再等人簽名
  • 表單自動生成 PO、連結採購歷程
  • 流程透明,每個步驟都有記錄

💡 流程不中斷、人員異動也不怕出錯。

🟢 2. 供應商集中管理 × 不再斷線

業務換人、聯絡廠商就沒人知道?

企業採購系統會建立「供應商資料庫」,包含:

  • 聯絡資訊、歷史合作紀錄、報價紀錄
  • 過往交易次數、退貨率、交期準時率
  • 評價系統:優先合作 or 黑名單警示

💡換人不換流程,採購部門不再一問三不知。

🟢 3. 報價與選商智慧化 × 提升採購效率

每次都重新比價、整理 Excel 嗎?

  • 系統可自動收集報價、產生比價表
  • 設定選商權重:價格、服務、交期等維度
  • 系統推薦最佳廠商,避免情緒與主觀選擇

💡減少決策糾紛、提高選商效率。

🟢 4. 三單對帳 × 避免錯帳與爭議

對帳總要人工比對?有錯誤還不知道?

  • 系統自動比對 PO、驗收單、發票三者
  • 若出現差異,自動標示紅字+通知負責人
  • 建立付款條件:驗收不符即不得付款

💡避免錯付、漏帳,保護企業現金流安全。

🟢 5. 數據報表分析 × 預算與績效掌握更精準

月底才知道預算超支,早就來不及改?

  • 實時顯示各部門採購金額、品項排行
  • 供應商績效分析(退貨率、交期紀錄)
  • 圖表式儀表板幫助高層即時掌握採購概況

💡 從事後稽核 → 轉為事前預警,讓數據驅動決策。

🟢 6. 操作權限分工 × 提高流程安全性

一人處理所有環節?風險太大!

  • 系統可設定不同角色:申請人、審核人、出納人
  • 每筆作業都有操作紀錄與時間戳
  • 權限清楚、防止內部濫權或流程繞道 

💡強化內控與合規,採購部門成為安全守門人。

🛠️ 懶人總結表:功能 × 解決什麼問題?

功能模組 解決的問題 實際好處
流程自動化 簽核卡關、流程遺漏 提升效率、節省時間
供應商管理 資料分散、找不到紀錄 不怕換人、集中管控
報價比對 人工比價錯漏 提高選商準確率
三單對帳 錯帳、誤付風險高 減少爭議、保護資金流
報表儀表板 無法預警預算、績效 數據輔助決策
權限控管 流程不清、角色混亂 增加風險防線、提高合規性

採購系統必備功能|實用模組一次搞懂

工具不是越多越好,而是要用對「合適模組」。不是功能越多越強,而是模組能不能剛好解決你流程中的卡點與痛點。接下來就讓我們拆解 3 大必備模組,幫你快速搞懂:

🟢 模組 1:自動比價 + 電子簽核流程

傳統困境:
每次報價都用 Excel 彙整,簽核靠紙本或 LINE,效率低、錯誤高。

📦 採購系統怎麼解?

  • 報價可上傳系統,自動生成比價表
  • 多供應商報價視覺化分析:價格、交期、付款條件一目了然
  • 自訂簽核流程,不論主管出差或遠端都能線上處理 

💡 適用情境: 有大量比價需求、簽核層級多的中型企業

🟢 模組 2:供應商管理 + 績效評分

傳統困境:
換人做事就找不到聯絡人,只能憑印象選廠商,導致品質不穩、責任模糊。

📦 採購系統怎麼解?

  • 建立供應商資料庫:聯絡方式、報價紀錄、合作次數
  • 設定評分機制(交期準時、退貨率、客服反應)
  • 建立黑白名單制度,自動優先/排除供應商名單 

💡 適用情境: 有固定合作廠商或大量供應商交替的企業

🟢 模組 3:採購數據分析 + 異常預警

傳統困境:
月底才知道「這個月又超支了」,供應商價格波動、重複採購都沒人發現。

📦 採購系統怎麼解?

  • 即時追蹤採購總金額、品項排行、部門預算使用率
  • 設定異常條件(單價波動超過%、未按期交貨)
  • 超出條件即發出預警通知(Email/彈窗提示) 

💡 適用情境: 想進一步做預算控管或 KPI 分析的中大型企業、CFO 管理層

原始內容 優化處理 成效
條列功能過於列表化 拆成卡片式模組說明段落 提升閱讀體驗、增加模組理解力
缺乏應用場景 每模組都加入「傳統困境」與「適用情境」 拉近使用者距離,強化實務價值感
缺少明確 CTA 結尾加入顧問服務 CTA + 三項誘因 增加轉換動機與服務信任感
關鍵字使用鬆散 多次精準嵌入「採購系統」、「企業採購系統」 集中搜尋語意焦點,有助主題聚合排名

企業該選哪種採購系統?內建、客製、Punch Out全比較

工具再好,選錯系統也沒用。市面上的採購系統百百種,從 ERP 內建模組、客製化開發,到可以直接串供應商平台的 Punch Out 模式,每一種都有它的好處與限制。

那問題來了:你的企業適合哪一種?

🧩 常見的企業採購系統選型迷思

  • 我們已經有 ERP,還需要另外買採購系統嗎?
  • 沒 IT 團隊可以開發,客製化系統會不會太麻煩?
  • 我們供應商就幾家,有需要搞串接嗎? 

📌 這段我們不談「哪個最好」,只談「哪個最適合你」的情境選擇法。

方案 1:ERP 內建模組|快速整合、低學習成本

適合誰?

企業已導入 ERP 系統,流程相對固定,希望「採購 × 財務 × 庫存」一體化的中大型企業。

優勢

  • 無需另行部署系統,資料一致性高
  • 使用者熟悉操作介面,導入成本低

限制

  • 權限設定與流程設計彈性低
  • 若要跨部門簽核、比價模組,需額外擴充模組或找 IT 支援 

💡 ERP 環境穩定、採購流程不常變動,導入內建模組是快速省事的選擇。

方案 2:客製化採購系統|高彈性、適合流程複雜企業

適合誰?

流程多變、有特殊簽核邏輯,或須滿足特定法規(如政府採購、金融業)的成長型企業。

優勢

  • 功能完全客製、可整合多單位流程與 KPI 模組
  • 彈性高、可針對角色(採購主管、財務、審計)做操作分工

限制

  • 建置期較長(2~6 個月),須投入專案管理
  • 無 IT 團隊者,需仰賴外包維運 

💡 當你想讓企業採購系統變成「企業營運中樞」,而不只是比價工具時,客製方案值得投資

方案 3:Punch Out 串接模式|整合外部平台,適合大量商品採購

適合誰?

常採購固定類型商品、與大型供應商/電商平台合作頻繁的企業。

優勢

  • 使用者可直接在供應商平台(如 Amazon Business)選品下單,資料自動回填採購系統
  • 商品資訊即時更新、不需自行維護目錄

限制

  • 技術門檻高,需供應商也支援 Punch Out 串接
  • 預算控管與權限設計難度較高,需整合多方流程 

💡若企業採購模式偏向電商化或集中大量下單,可考慮 Punch Out 模式節省人力與資料維護成本。

三種採購系統方案總覽表

系統類型 優點 缺點 適合對象
ERP 內建模組 與財務/庫存整合、無需額外建置 彈性低、流程修改有限 已有 ERP 的中大型企業
客製化採購系統 完全依流程打造、彈性高 開發成本高、建置期長 有特殊採購需求的企業
Punch Out 串接 直接串接供應平台、商品即時更新 需雙邊技術串接、設定複雜 與固定供應商合作的企業

👥 決策者怎麼看?不同角色的選型角度

決策角色 關注重點 最偏好的方案類型
CIO(資訊長) 系統整合性、API 對接能力、安全權限 客製化系統 or Punch Out
CFO(財務長) 預算控管、付款授權與對帳 ERP 內建 or 客製化(有三單對帳模組)
採購主管 供應商管理、比價效率、流程不中斷 客製化 or ERP 擴充模組型

 

📊 功能與整合面比較表:企業導入採購系統前的評估指標

評估面向 ERP 內建模組 客製化採購系統 Punch Out 串接
與財務系統整合 ✅ 高整合性 🔸 需自建串接 🔸 部分對接可能
導入速度 ✅ 快速 ❌ 長期開發 🔸 中等,需技術協調
操作彈性 ❌ 固定欄位設計 ✅ 完全客製 🔸 依供應平台而定
成本預算 🔸 中等 ❌ 成本高 🔸 按供應商串接成本
後續擴充性 🔸 限制較多 ✅ 彈性擴充 ❌ 受限平台端限制

不同規模怎麼選擇採購系統?從預算、流程到 IT 能力全面對照

導入企業採購系統前,請先問自己三個問題:

  1. 我們現在的採購流程複雜嗎?是否已制度化?
  2. 我們有多少 IT 預算與人力可以投入系統導入?
  3. 我們是為了解決痛點?還是為長期成長預留彈性?

📌 帶著這些問題,一起來看看不同規模的企業,該怎麼選出最適合的採購系統。

🟢 小型企業|資源有限但流程該有就要有

  • 典型特徵: 預算有限、流程由行政兼任、報價常用 LINE、簽核靠紙本 
  • 導入建議: 
    • SaaS 型採購系統(低月費、快速上手) 
    • 結合 Google 表單/Excel 模板,建立簡易 SOP 
  • 關鍵模組: 基本請購、簡單比價、電子簽核 

💡 成本導向是第一考量,但資料留存與基本流程規範不能省

🟢 中型企業|流程要標準化、系統要能擴充

  • 典型特徵: 有採購部門,但流程仍部分依賴人工;採購筆數上升、供應商數增加 
  • 導入建議: 
    • 模組化 SaaS 採購系統(可彈性疊加功能) 
    • 或 ERP 系統+輕量級採購模組整合 
  • 關鍵模組: 比價流程、供應商管理、三單對帳、流程簽核 

💡 成長中企業的核心痛點是「流程雜、但還沒制度化」,這時最適合從模組型工具開始建制。

🟢 大型企業|多部門協作、跨系統整合是關鍵

  • 典型特徵: 採購涉及多 BU、多供應商、大量商品組合;已有 ERP/財務系統 
  • 導入建議: 
    • 客製化企業採購系統平台 
    • 或 ERP 擴充模組 × Punch Out 串接平台並行使用 
  • 關鍵模組: 全功能模組(比價、驗收、對帳、績效分析)、API 串接、權限分層設計 

💡 對這類企業而言,採購系統不只是工具,而是提升跨部門效率與風險控管的基礎建設

真實案例曝光!3家企業如何成功升級採購流程

對多數企業決策者而言,最具說服力的不是功能列表,而是貼近自己產業與規模的成功案例。分享兩個來自不同產業與規模的採購流程升級故事,讓你看見數位化帶來的效率、準確與風險控管的真實成果

案例1:咖啡品牌 illy 的供應鏈升級

義大利知名咖啡品牌 illy,面對的是全球數百家原料供應商與物流配合夥伴。過去採購流程仰賴地區經理人工審核與表單傳遞,導致資料不一致、出貨延遲與跨區對帳困難。導入採購系統後,他們成功整合供應鏈資訊、建立全球統一採購格式,並透過即時監控平台掌握每筆採購進度。

✅ 重點成效:流程效率提升 38%、採購錯誤率下降 60%、供應商交貨準時率提升至 96%。

📷 圖片建議:illy 全球採購管理介面示意圖
ALT:顯示 illy 透過系統整合全球供應商與採購流程的操作畫面

案例2:Rittal 的採購整合策略

德國機電整合品牌 Rittal 在轉型前,採購與財務系統分屬不同平台,導致發票對帳繁複、採購與付款資料難以同步。透過導入具備三單對帳、自動通知與報表分析的企業採購系統,他們不只整合內部財務作業,也建立了供應商績效評分制度,優化合作對象組成。

✅ 重點成效:付款錯誤率下降 75%、發票處理時間縮短 40%、供應商更換率下降至 10% 以下。

📷 圖片建議:Rittal 採購 × 財務對接流程圖
ALT:展示 Rittal 將採購與財務系統串接後的三單對帳流程與報表畫面

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你的採購流程也常出現這些問題嗎?

  • 報價資料東一張、西一張?
  • 驗收靠紙本、付款靠印象?
    預算超支總是「月底才知道」?

洞察數位科技為中型 SaaS 解決方案商,過去採購流程散落於表單、email 與口頭申請。導入自家設計的企業採購系統後,成功整合請購、比價、簽核、驗收與對帳五大流程,並針對不同部門設計專屬簽核邏輯與報表儀表板。

✅ 重點成效:簽核時效平均加快 60%、部門流程一致性提升 80%、年終採購結算作業從兩週縮短為三天。

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