企業採購流程優化指南：從需求到付款，6 大步驟、痛點與採購系統解決方案

企業採購流程遠超乎「叫貨 $\rightarrow$ 付款」的簡單環節。從需求提出到財務結算，每一步都緊密牽動著企業的：

• 成本控管效率

• 內部快速核決機制

• 供應商準時交貨與財務不出錯帳

對於流程仍仰賴人工與紙本的中小企業，極易出現簽核卡關、重複採購等風險。因此，建立一套制度化的企業採購系統，是實現流程優化、提升效率與風險控管的關鍵。

以下我們將拆解 6 大企業採購流程階段，幫助你全面掌握採購節奏與優化切入點：

什麼是企業採購系統？

企業採購系統是一種數位化採購管理工具，專門用於優化從採購申請、詢價、審核到最終付款的完整採購流程。其核心目標是提升效率、精準控管成本並杜絕人為錯誤。這套系統能夠自動整合採購流程、集中儲存所有資料、專業化供應商管理並進行嚴格的財務控管。現代的採購系統多採用雲端架構，支援跨設備操作，並提供強大的數據分析報告，是企業實現採購數位轉型不可或缺的關鍵基礎建設。

企業採購流程 6 大核心步驟詳解

要有效掌握採購管理的節奏與優化切入點，必須先理解完整的企業採購流程。我們將其拆解為以下六大階段：

步驟 1：採購需求確認 (別急著比價，確認「到底需不需要買」

許多企業在採購流程中最常犯的第一個錯，就是跳過需求與預算的事前盤點，直接進入比價與聯絡廠商階段，結果造成「需求不清楚、預算無依據、後續難核銷」。這個階段是整個採購流程中最關鍵的「起點控制」。

搞清楚「要買什麼」比「去哪裡買」更重要。

步驟 2：比價、議價與供應商選擇

真正的採購管理不只是看單一商品的價格，而是要評估其總體擁有成本（TCO）。若只選最便宜，卻忽略隱性成本，最終仍會拖垮企業效益。

步驟 3：採購單建立與合約簽署

在確認供應商與條件後，下一步是將所有的採購細節（品項、數量、單價、交期）正式文件化，即建立採購單 (Purchase Order, PO) 並送交內部核決簽署。

• 核心任務： 明確列出品項、數量、單價與交期；產出 PO，送主管簽核確認。

• 常見風險： 用口頭下單、簽核卡關、表單版本錯誤，資訊不全。

步驟 4：產品或服務交付與驗收

供應商交貨後，必須根據原始 PO 文件進行「驗收」，確認貨品或服務的品質、數量與規格是否相符。

• 核心任務： 根據 PO 驗貨、記錄交貨資訊與異常狀況。

• 常見風險： 驗收無人簽名、問題未備註、無異常記錄、交貨延遲難追責。

步驟 5：發票處理與財務付款 (財務出帳就會出大包)

這是採購流程中，與財務部對接的關鍵環節。此時會執行**「三單對帳」**，即比對 PO（採購單）、驗收單、發票 三單數量／金額是否一致。

• 核心任務： 比對 PO、驗收單、發票後確認付款；對應發票與驗收紀錄。

• 常見風險： PO 與發票不符、三單數量／金額不符仍付款，易造成錯帳誤付，甚至影響審計稽核。

步驟 6：採購結案與紀錄歸檔

完成付款並不代表採購流程結束。此階段的重點在於資料留存與評估，為未來的採購管理優化累積經驗。

• 核心任務： 整理採購紀錄、供應商表現評分、紀錄歸檔。

• 常見風險： 缺資料，無法優化或淘汰廠商；換人就斷鏈。

企業內部確認採購需求與預算的流程圖，包含需求申請、主管審核與預算控管步驟

為什麼公司不大「流程」更需要制度？

有些企業主常說：「我們公司小，不需要搞制度吧？」但事實上，越是人少、流程簡，越不能依賴個人經驗來處理複雜採購環節。

小公司採購流程再小，也應擁有「採購管理」的基本制度與流程節點。制度與系統才是真正長遠的採購管理解方。

採購流程常見的 5 大痛點與挑戰

在許多中小企業採購流程中，常見的問題是：「事情明明不複雜，為什麼就是容易出錯？」原因其實只有一個——流程靠人記、文件靠 Excel、資訊靠運氣。

痛點 1：需求模糊不清與重複採購

• 問題發生原因： 部門各自為政，無共享比價紀錄；採購前的盤點不足。

• 風險與後果： 超支預算、內部衝突、議價失效、找不到紀錄而重複請款。

痛點 2：供應商管理混亂與黑箱作業

• 問題發生原因： 資料分散個人電腦，無供應商管理制度；選商無數據依據。

• 風險與後果： 換人就斷鏈、找不到聯絡人、選商失誤、風險升高。

痛點 3：紙本電子簽核冗長與效率低下

• 問題發生原因： 實體簽核找不到人、主管出差單卡著不能動、流程無明確節點。

• 風險與後果： 採購進度延宕、貨期延誤，一張單卡 14 天。

痛點 4：財務驗收與核銷容易出錯

• 問題發生原因： 驗收資訊缺乏、發票與 PO 不一致，人工比對錯誤。

• 風險與後果： 錯帳誤付、供應商不信任、財務困擾。

痛點 5：隱藏成本難以追蹤，數據無法實現精細化管理

許多企業的採購數據分散，不僅難以進行事後分析與預測，更嚴重的是無法追蹤隱藏成本。

• 問題發生原因： 缺乏透明的成本結構和即時監控機制；資料孤島，導致運輸、關稅、非計畫性採購等隱性支出被忽略。

• 風險與後果： 年終決算才發現預算超支；無法計算真實的TCO；缺乏數據導向的決策依據，優化與預測無從談起。

企業採購常見五大流程問題：流程卡關、資料分散、進度不明、比價困難、驗收疏漏

企業採購系統有什麼好處？流程到數據全面升級

企業採購系統的目的不是讓流程變複雜，而是解決人治帶來的不可控風險，讓採購管理從事後稽核 轉為事前預警，讓數據驅動決策

現代企業採購系統多採用 SaaS (軟體即服務) 雲端部署，這為企業帶來了傳統系統難以比擬的優勢：

• 部署快速且成本低： 無需龐大的硬體投資與前期部署，透過訂閱模式即可快速上線。

• 系統彈性與維護： 系統更新與維護由供應商負責，企業無需 IT 人力維運，能隨時享有最新功能。

• 高擴展性： 具備高度靈活和可定制性，可隨著企業規模增長或流程變動，彈性調整或疊加功能模組。

企業採購流程中發單、驗收與付款結算的流程圖，展示文件核對與財務對帳環節

採購系統如何解決上述痛點？

採購系統 6 大關鍵功能模組詳解

工具不是越多越好，而是要用對「合適模組」。以下拆解 6 大採購系統必備功能：

模組 1：自動比價與電子簽核流程 (解決效率/合規痛點)

• 傳統困境： 每次報價都用 Excel 彙整，簽核靠紙本或 LINE，效率低、錯誤高。

• 系統解方： 自動生成比價表，多供應商報價視覺化分析；自訂簽核流程，主管遠端也能處理。

• 適用情境： 有大量比價需求、簽核層級多的中型企業。

模組 2：供應商管理與績效評分

• 傳統困境： 換人就找不到聯絡人，只能憑印象選廠商，導致品質不穩、責任模糊。

• 系統解方： 建立供應商資料庫（聯絡方式、歷史報價）；設定評分機制（交期準時、退貨率），並建立黑白名單。

• 適用情境： 有固定合作廠商或大量供應商交替的企業。

展示供應商基本資料、交易紀錄與評比整合的畫面

模組 3：採購數據分析、異常預警與 AI/RPA 賦能

• 傳統困境： 月底才知道超支；供應商價格波動、重複採購都沒人發現。

• 系統解方： 除了即時追蹤總金額、預算使用率外，進階系統會整合 AI (人工智慧) 與 RPA (機器人流程自動化) 技術：

  • AI 預警與分析： 透過機器學習分析歷史數據，精準預測供應需求，並辨識反常支出（如：單價突然波動、不合理的採購行為）。

  • RPA 自動化： 利用 RPA 將發票處理、供應商合約簽訂等重複性工作自動化，將人工錯誤率降低，並能整合舊有系統的數據缺口，加快流程執行。

• 適用情境： 想進一步做預算控管、需要處理大量文件，或希望利用前沿科技降低人為錯誤率的企業。

模組 4：合約管理

• 系統解方： 集中保存採購合約，設定合約到期日提醒，將採購單與合約號碼連結，強化合規性與法律追溯。

 延伸閱讀: 合約管理系統是什麼？6大核心功能與4大優勢！

模組 5：預算控管

• 系統解方： 採購單發起時，自動核對年度預算餘額，即時顯示各部門預算使用率，防止超支。
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模組 6：資產追蹤

• 系統解方： 將採購的固定資產（如電腦、設備）自動匯入資產清單，追蹤資產編號、使用單位與報廢年限，強化固定資產管理。

企業該選哪種採購系統？內建、客製、Punch Out 全比較

工具再好，選錯系統也沒用。企業採購系統選型不是比「哪個最好」，而是比「哪個最適合你」。

方案 1：ERP 內建模組

• 適合誰？ 企業已導入 ERP 系統，流程相對固定，希望「採購 × 財務 × 庫存」一體化的中大型企業。

• 優點： 資料一致性高，使用者學習成本低，無需另行部署。

• 限制： 權限設定與流程設計彈性低，流程修改有限。

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方案 2：客製化採購系統 

• 適合誰？ 流程多變、有特殊簽核邏輯，或須滿足特定法規（如政府採購、金融業）的成長型企業。

• 優點： 功能完全客製、彈性高，可針對角色做操作分工。

• 限制： 建置期較長（2～6 個月），需投入專案管理，成本高。

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方案 3：Punch Out 串接模式

• 適合誰？ 常採購固定類型商品、與大型供應商／電商平台合作頻繁的企業。

• 優點： 使用者可直接在供應商平台選品下單，資料自動回填採購系統；商品資訊即時更新。

• 限制： 技術門檻高，需供應商也支援串接；預算控管難度較高。

真實案例曝光！3 家企業如何成功升級採購流程

對多數企業決策者而言，最具說服力的不是功能列表，而是貼近自己產業與規模的成功案例。

案例 1：咖啡品牌 illy 

義大利知名咖啡品牌 illy，面對全球數百家原料供應商與物流夥伴。過去採購仰賴人工審核與表單傳遞，導致資料不一致、出貨延遲。

• 升級重點： 導入採購系統後，成功整合供應鏈資訊、建立全球統一採購格式，並透過即時監控平台掌握每筆採購進度。

• 重點成效： 流程效率提升 38%、採購錯誤率下降 60%、供應商交貨準時率提升至 96%。

案例 2：Rittal (聚焦採購整合/製造業)

德國機電整合品牌 Rittal 在轉型前，採購與財務系統分屬不同平台，導致發票對帳繁複、採購與付款資料難以同步。

• 升級重點： 透過導入具備三單對帳、自動通知與報表分析的企業採購系統，整合內部財務作業，並建立了供應商績效評分制度。

• 重點成效： 付款錯誤率下降 75%、發票處理時間縮短 40%、供應商更換率下降至 10% 以下。

企業採購系統常見問題 | FAQ